5x slim personeelsbeleid: tips uit de praktijk

Regelmatig wordt ons gevraagd om mee te denken over structurele oplossingen op het gebied van vinden, verbinden en vasthouden van personeel. Inmiddels kunnen we onze klanten breed adviseren en hebben we heel wat ervaring opgedaan met uiteenlopende personeelsvraagstukken. Toch blijft het interessant om ervaringen uit te wisselen met mede HR-professionals in de zorg. Uitgeleerd zijn we immers nooit!

Wij zijn in gesprek gegaan met HR-managers die een succesvol personeelsbeleid voeren. Natuurlijk heeft elke organisatie te maken met andere uitdagingen, toch viel ons op dat hun aanpak niet zo anders was. We delen graag de vijf elementen die het meest terugkwamen in onze gesprekken.    

1. Verwachtingsmanagement

Wees eerlijk en open over de inhoud van een functie, over bijvoorbeeld de inwerkperiode en doorgroeimogelijkheden en natuurlijk taken en verantwoordelijkheden. Dit begint al bij de vacaturetekst, vaak geldt: ‘hoe concreter hoe beter’. Vertel bijvoorbeeld hoe het sollicitatieproces eruit ziet en wat de leuke kanten zijn van de functie maar ook de minder leuke kanten. Wees niet bang dat dit kandidaten afschrikt, het is beter dat iemand niet reageert dan dat diegene later in het sollicitatieproces afhaakt. Dan heeft het jezelf en de kandidaat immers al een hoop tijd gekost.

Soms is het lastig om een functie en/of de cliënten waar een nieuwe medewerker mee te maken zal krijgen goed in tekst te vatten. Een aantal organisaties die wij hebben gesproken laten kandidaten daarom als onderdeel van het sollicitatieproces een dagje meelopen. Dat is meteen een leuke manier om eventueel toekomstige collega’s kennis te laten maken met het team!

2. Denken in mogelijkheden

De arbeidsmarkt is constant in beweging; kandidaten en medewerkers hebben steeds andere ambities en krijgen steeds vaker banen aangeboden. Probeer waar het kan aan te sluiten op de behoefte van kandidaten en medewerkers om zich bijvoorbeeld verder te kunnen ontwikkelen, flexibel of dichter bij huis te werken of om zich te oriënteren op het werkveld. Sommige organisaties maken van hun flexpool bijvoorbeeld een talentpool. Medewerkers krijgen dan de kans om op meerdere locaties ervaring op te doen en groeien uiteindelijk door naar een vaste functie binnen het bedrijf. Natuurlijk moet je dan je talentpool structureel aanvullen in verband met de doorstroom, maar als je de mogelijkheden van de talentpool benadrukt in je werving zijn er vaak genoeg kandidaten die het als een mooie kans zien om ervaring op te doen. Een mooie opstap naar een vaste baan!

Ook zijn er organisaties die oriëntatietrajecten aanbieden waarbij kandidaten voor een vast aantal uur per week bijvoorbeeld drie maanden op verschillende plekken binnen de organisatie kunnen ‘snuffelen’. We kennen al verschillende interne opleidingstrajecten en ook maken steeds meer organisaties ruimte voor stagiairs die vervolgens doorstromen naar een vaste functie.

Het is belangrijk de behoefte van kandidaten en medewerkers goed te kennen om aansluitende initiatieven op te kunnen zetten.

3. Besteed aandacht aan inwerken en werkbegeleiding

Een goede start is het halve werk! Organisaties die aandacht besteden aan een gedegen inwerkprocedure hebben minder verloop. Sommige, vaak grote, organisaties hebben de ruimte om een uitgebreid inwerktraject op te zetten met themabijeenkomsten en werkbegeleidingsgesprekken. Kleinere organisaties of teams kunnen al een heel eind komen met simpelweg aanwijzen van een buddy in het team. Zo kan een nieuwe medewerker altijd bij iemand terecht voor vragen. Het is dan natuurlijk wel belangrijk dat de aangewezen buddy ook de tijd en ruimte krijgt om de nieuwe medewerker op weg te kunnen helpen. Zorg er in ieder geval voor dat een (nieuwe) medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

4. Besteed persoonlijke aandacht aan je medewerkers

Het klinkt simpel, maar voor veel organisaties schiet dit er in de waan van de dag toch bij in. Terwijl het een van de meest effectieve methodes blijkt om medewerkers te binden aan je organisatie. Neem af en toe tijd voor een praatje en oprechte aandacht aan de medewerker; hoe was het weekend, hoe gaat het nu met je zieke dochtertje/zoontje? Het is een kleine moeite en kan een groot verschil maken. De medewerkers zullen namelijk voor jou als directe (en betrokken) manager willen werken, niet per se voor de organisatie. Je krijgt de ‘gunfactor’ van je teamleden of je krijgt het niet. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt is altijd belangrijk!
Tevens kan het onderhouden van contact met oud medewerkers soms een heleboel opleveren doordat diegene ambassadeur van je organisatie blijft wanneer zij een positieve ervaring hebben gehad. Een appje of berichtje via LinkedIn met de vraag hoe iemands nieuwe baan bevalt is waarschijnlijk toch iets waar je al nieuwsgierig naar was, dus wat houdt je tegen?

5. Talentmanagement

Als je goed contact hebt met eigen medewerkers en je zicht hebt op hun functioneren en op hun talenten, kun je ook goed inschatten of iemand nog op zijn of haar plek zit binnen de functie. Wanneer je het idee hebt dat dit niet zo is kun je in gesprek gaan met elkaar. Worden talenten optimaal benut? Heeft iemand genoeg uitdaging in zijn of haar werk? Valt iemand positief op binnen het team? Kijk samen naar mogelijkheden om door te groeien binnen de eigen organisatie en creëer deze mogelijkheden als het kan. Kijk daarbij ook naar doorgroeien in de breedte! Werk je nu eenmaal binnen een organisatie waar de doorgroeimogelijkheden minimaal zijn? Wees hier dan eerlijk in en accepteer dat je altijd verloop zult hebben.

Natuurlijk zijn er nog veel meer manieren om je personeelsbeleid slim vorm te geven. Ben je benieuwd waar voor jouw organisatie de winst te behalen valt? Bel of mail ons dan gerust, we denken graag met je mee!