Hoe hou jij als werkgever, ook op afstand, zicht op je personeel?

Noodgedwongen werken we tegenwoordig zo veel mogelijk op afstand. Dat was even wennen, maar nu alles hierop ingericht is, worden de voordelen ook steeds duidelijker. Medewerkers hebben meer vrije tijd omdat ze niet meer hoeven te reizen naar kantoor, kunnen hun tijd flexibel indelen naar gelang hun productiviteit en de koffieautomaat op kantoor hoeft minder vaak bijgevuld te worden. Klinkt als een utopie! Helaas heeft het werken op afstand ook een grote keerzijde: je hebt minder of geen zicht op je medewerkers.
Dan kun je denken: ‘Maakt dat echt zoveel uit? Mijn medewerkers zijn goed ingewerkt en weten me te vinden waar nodig.’ Dat valt in de praktijk vaak tegen. Laten we eerst even teruggaan naar hoe zicht houden op je personeel in het algemeen werkt, ook buiten tijden van corona. Als je een medewerker regelmatig ziet is het namelijk ook niet automatisch het geval dat je goed zicht op diegene hebt.

Pre-boarding en Onboarding

Typische kantoortermen, maar ontzettend belangrijk. De eerste stap in het zicht krijgen op je medewerker is ervoor zorgen dat hij of zij zich welkom voelt bij aanvang. Bereid hem/haar voor op wat hij/zij kan verwachten op de eerste werkdag, of er voorbereidingen getroffen kunnen worden en zorg dat je de medewerker op tijd voorziet van de juiste ‘gereedschappen’, zoals laptop, telefoon en/of een ergonomische werkplek thuis.

Daarnaast is het belangrijk dat de medewerker zich snel een onderdeel voelt van het team. Dit is iets wat er met thuiswerken nogal eens bij in kan schieten. Het kan helpen om de nieuwe medewerker een vaste buddy te geven. Zorg er in ieder geval voor dat de nieuwe medewerker zijn/haar collega’s zo snel mogelijk leert kennen en ook weet bij wie hij/zij terecht kan voor bepaalde zaken.

De kern hier is dat er een vertrouwensband opgebouwd wordt met de medewerker. Deze band is essentieel om ervoor te zorgen dat jij zicht behoud op je medewerker, zowel op afstand als wanneer ze onder je neus werken. Wanneer het ontbreekt aan vertrouwen zal een medewerker niet snel naar je toe komen met dingen waar hij of zij tegenaan loopt. De vertrouwensband is dus essentieel om zicht op je medewerker te kunnen hebben.

Check-ups

Als je medewerker eenmaal gesetteld is, is het zaak om goed in de gaten te houden of dat ook zo blijft. Voldoet het werk aan de verwachtingen die je medewerker vooraf had? Lukt het om de werkdagen prettig af te sluiten en is er genoeg ruimte voor ontspanning in de vrije tijd? Beschikt je medewerker over prettige (thuis)werkomstandigheden waarbij er voldoende contact is met collega’s? Hoe meer contact er is, hoe makkelijker het over het algemeen is om zicht te houden op elkaar. Implementeer bijvoorbeeld een digitale ‘dagstart’ ter vervanging van een praatje bij de koffiemachine in de ochtend. Zorg dat het contact niet altijd alleen maar over werk gaat, maar dat er ook ruimte is voor de persoon achter de functie.

In een ideale wereld heb jij door een goede pre-boarding en onboarding al een dusdanig goede vertrouwensband opgebouwd met je medewerker, dat hij of zij je weet te vinden bij problemen. Toch is het niet genoeg om hierop te leunen. In aanvulling hierop is het écht een aanrader om vaste momenten in te plannen waarbij je even met de medewerker gaat zitten om te evalueren hoe het de afgelopen paar weken gegaan is. Je zult merken dat er altijd dingen zijn die beter kunnen. Wij doen dit met al onze medewerkers (zowel de gedetacheerden als de medewerkers op kantoor) in de vorm van werkbegeleiding. Dit is een mooie aanvulling op de functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken die je toch al doet, zodat je net wat meer de diepte in kunt gaan. Ook is het een kans om iemand op een laagdrempelige manier aan te zetten tot persoonlijke ontwikkeling, zonder dat je iemand naar een kostbare cursus hoeft te sturen.

Zaken die in de werkbegeleiding naar voren kunnen komen zijn zeker niet altijd probleem-georiënteerd. De werkbegeleiding is ook de uitgelezen kans om in de gaten te houden of het tijd is voor de medewerker om een vervolgstap te nemen, idealiter natuurlijk binnen jouw organisatie. Regelmatige werkbegeleiding helpt in het versterken van de vertrouwensband en zorgt ervoor dat jij, ook op afstand, op de hoogte bent van wat er speelt rond je medewerkers en hoe ze erbij zitten.

Wil je met ons sparren over werkbegeleiding? Neem contact met ons op!